Le Département des Yvelines recrute un Assistant de direction H/F, au sein de la Direction Générale Déléguée à l'Investissement et la Performance.

Poste basé à Versailles.

En qualité d’Assistant(e)de direction vous êtes un acteur-clé du bon fonctionnement de la Direction Générale Déléguée et de l’institution. Vous apportez une aide essentielle au Directeur Général Délégué (DGD) ainsi qu’aux trois directeurs généraux adjoints (DGA) en pilotant la fonction d’assistanat de direction au sein de la DGD. Au-delà des missions d’organisation de l’agenda, d’information et d’accueil du DGD et des DGA, vous assurez un rôle de coordination et de suivi des dossiers techniques suivis par la DGD.

De plus vous organisez, priorisez et coordonnez la transmission des informations internes et externes, parfois confidentielles et à forte exposition politique, liées au fonctionnement de la DGD et en lien avec les enjeux du Département.
Vous encadrez à ce titre deux assistantes de directions au sein d’un pool secrétariat pour la DGD et les DGA.

Vous êtes amené(e) à interagir avec le secrétariat de la Direction générale des services et les services du Cabinet et le secrétariat des autres équipes de direction.

Vous assurez avec votre équipe la continuité d’activité avec le secrétariat de la Direction générale des services.

ORGANISATION ET GESTION ADMINISTRATIVE DE L’ACTIVITE:

• Apporter un support aux DGD et DGA en termes d'organisation, de gestion, de suivi des dossiers et de leurs échéances.
• Développer et organiser une communication et collaboration efficientes avec les assistantes de direction de la direction générale et du Cabinet.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique.
• Coordonner et prioriser les réunions et les agendas.
• Assurer la gestion des parapheurs.
• Suivre les délibérations de la direction et le rétroplanning.
• Coordonner la préparation des notes et supports de réunion, rédaction de comptes-rendus.
• Coordonner la logistique et l’administration des événements, protocolaires ou institutionnels …

MANAGEMENT OPERATIONNEL:

• Coordonner l’activité du pool d’assistantes au sein de la DGD et en animer le collectif.
• Gestion des moyens humains et généraux: intégration et départ des collaborateurs rattachés au DGD ou aux DGA, gestion des absences, demandes d’interventions ou de travaux, commandes de mobilier et fournitures, suivi des aménagements et des espaces de travail.
• Coordonner la gestion du courrier. 

 AMELIORATION CONTINUE ET PROCEDURES:

• Mettre en place des process/outils pour le suivi de l’activité du secrétariat de la DGD.
• Assurer un reporting des activités du secrétariat: création de tableaux de bord, comptes-rendus, suivi d’activité, etc.
• Contrôler la qualité des données saisies dans les outils liés à l’activité.
• Développer et mettre en œuvre des procédures et modes opératoires relatives à l’activité (base de connaissance …).

• Titulaire d'un Bac dans le domaine de l'assistanat ou dans un domaine avec une spécialisation en Administratif, vous avez une expérience avérée en assistanat de direction au sein des collectivités territoriales.

• Vous justifiez d'une excellente connaissance de l'organisation et du mode de fonctionnement d'une collectivité territoriale.

• Ce poste requiert discrétion, disponibilité, organisation et réactivité.
• Enfin vous avez un sens du relationnel développé et une bonne expérience des relations publiques (élus, presse, organismes extérieurs, syndicats, etc.).

• Maitrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint…).
• Excellente communication aussi bien écrite qu'orale.
• Connaissance de l'environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissances des enjeux départementaux.
• Gestion d'équipe.
• Pilotage d'activité.

• Qualités relationnelles & Travail en équipe.
• Autonomie.
• Capacité d'alerte et à rendre compte.
• Organisation et priorisation.
• Capacité à transmettre.
• Respect des obligations de confidentialité.
• Représentativité.
• Sens des responsabilités, rigueur.

AUTRES INFORMATIONS: 

• Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)
• Permis B vivement souhaité car vous aurez à effectuer des déplacements dans le cadre de vos missions. Une voiture de service pourra être utilisée.