Le Département des Yvelines déploie une politique d’aide sociale à l’enfance (ASE) innovante au service d’une meilleure prise en charge des enfants protégés (renforcement de l’accueil de type familial et des mesures à domicile, programmes Mentor & Moi et Villavenir, opérateur dédié à la prévention, Institut du psychotraumatisme, villages d’enfants, etc.).

La direction de l’enfance et ses pôles présents sur le territoire protègent plus de 5000 enfants et jeunes de 0 à 21 ans.

Le Département des Yveline recherche son futur Assistant de Direction H/F. Il s'agit d'un poste permanent. 

En tant qu'Assistant de Direction, vous assurerez les missions suivantes : 

INSTRUCTION ET SUIVI DES DOSSIERS :

• Instruction et gestion administrative des dossiers de 1ère demande d'agrément (saisi Solis, vérification des documents administratifs, préparation du dossier papier)
• Instruction et gestion administrative des demandes de modifications d'agrément (extension, dépassement/dérogation, changement d'adresse ou de composition familiale...) et des demandes de renouvellements d'agrément
• Veille des délais d'instruction et de traitement des dossiers
• Demande des casiers judiciaires B2 et des FIJAIS pour les futurs candidats à l'agrément, les renouvellements...
• Gestion et suivi des dossiers administratifs des assistants familiaux du département des Yvelines (reporting sur les outils de pilotage, classement, saisi Solis, édition de documents)
• Instruction des situations d'informations préoccupantes, gestion administrative du dossier d'agrément en cas de CCPD, de contentieux...
• Préparation du dossier et gestion de l'archivage des dossiers d'agrément

ORGANISATION DU BON FONCTIONNEMENT DU SERVICE :

• Organisation et gestion du planning de la réunion d'information préalable à l'agrément, préparation des documents à remettre
• Gestion des réservations des salles de réunion d'équipe, Ripaaf, formation...
• Gestion et transfert des appels téléphoniques en émission et réception
• Gestion du courrier et du courriel de la boite mail générique du service
• Gestion et commande de fournitures bureau pour la Cellule Agrément
• Veille et mise à jour des documents, des courriers utilisés par le service
• Création et gestion des tableaux pour l'organisation des absences et congés du personnel de la Cellule

MISE EN PLACE DU REPORTING D'ACTIVITÉ :

• Rédaction de compte-rendu de la commission d'agrément + ordre du jour
• Rédaction de compte-rendu divers
• Création et gestion des tableaux de bord Word et Excel pour le pilotage et le rapport d'activité annuel
• Création de support (PowerPoint) en vue de diverses présentations

ET AUSSI :

• Liens réguliers avec les RAU Solis pour le suivi des dossiers Assistants Familiaux, doublon, création de rue, erreurs...lien avec différents services en fonction du sujet à traiter (DAJA, SAPE...)

• Vous êtes titulaire au minimum d'un BTS Assistante Manager.

Expérience :

• Vous disposez au minimum de 2 ans d'expérience sur un poste similaire.

• Capacité à gérer les priorités
• Grande rigueur et sens de l'organisation
• Capacités de rédaction et de synthèse
• Maîtrise orthographe grammaticale
• Maîtrise du pack office

• Discrétion et confidentialité 
• Force de proposition ; capacité d'initiative
• Capacité de remise en question
• Appétence pour le travail en équipe
• Appétence pour le domaine de la protection de l'enfance