Vous avez envie d’exercer votre métier autrement ?

Allier équilibre de VIE PERSONNELLE ET PROFESSIONNELLE ?

Avoir un IMPACT DIRECT sur l'efficacité de tous les acteurs du département ?

La Direction des Finances et de l'Evaluation (DFE) pilote le budget du Département, soit 1,5 Md d’€ en cohérence avec les politiques publiques de la collectivité.

Les défis au quotidien de la direction sont de :

• Contrôler les dépenses et leur pertinence afin d’assurer la qualité de notre situation financière
• Se positionner comme un partenaire privilégié pour les Directions Opérationnelles, Territoires d’Action Départementale et opérateurs du Département, en leur apportant toute notre expertise financière
• S’engager à être au plus près des politiques publiques de la collectivité pour assurer une évaluation approfondie de leur impact
• Pour atteindre ces objectifs, nous souhaitons développer la transversalité, accompagner et former nos équipes, et moderniser notre direction pour optimiser notre performance 

Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons un Assistant de direction des Finances et de l'évaluation H/F.

Vous serez sur ce poste en binôme et devrez agir en interaction avec les autres directions du Département et les partenaires externes. 

Missions

Accueil et organisation

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de Direction
• Organiser les réunions du directeur, directeur adjoint et responsables de pôle (planification, ordre du jour, compte rendu, suivi)
• Organiser les réunions du cycle d’arbitrage financier
• Coordonner l’agenda du directeur et directeur adjoint en fonction des priorités
• Gérer de l'accueil des nouveaux collaborateurs de la direction (organigrammes, accès logiciels, groupes de diffusion Outlook, annuaire…)

Gestion administrative

• Assurer le suivi du courrier et des parapheurs de la direction : relecture, enregistrement et suivi des actes
• Classer et archiver les documents de la direction (papier et électronique)
• Suivi des délibérations de la direction et du rétroplanning, intégration des éléments dans l’application AirsDélib avec le référent de la direction
• Mettre à jour les arrêtés de délégation de signature de la direction
• Rédiger et assurer le suivi des ordres de mission et des frais de déplacements des agents de la direction
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes et comptes-rendus

Suivi de l’activité et gestion logistique

• Suivre les absences, mettre à jour la calculette (application des congés) et le tableau de suivi des congés des cadres de la direction
• Assurer la gestion et le suivi des commandes : fournitures, papier, enveloppes, consommables…
• Gérer les moyens généraux de la direction : demandes de travaux ou d’interventions, suivi des aménagements des espaces de travail, commande de mobilier, etc

BAC, ou BTS dans le domaine de l'assistanat

• Connaissance de l'environnement financier
• Connaissances méthodologiques d'organisation
• Maîtrise de l'orthographe
• Outils d'organisation et de gestion du temps de travail
• Technique de secrétariat (liste de mailing, prise de notes)
• Maîtrise des logiciels de bureautique et notamment EXCEL
• Maîtrise des outils de communication (réseaux sociaux, intranet, Outlook,…)

• Adaptabilité (savoir moduler son organisation de travail en fonction de l'activité de la direction )
• Sens de la confidentialité
• Organisation et rigueur
• Force de propositions
• Esprit de synthèse et d'analyse
• Réactivité et proactivité

INFORMATION COMPLEMENTAIRE

Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI).