Les équipes du Département s’engagent chaque jour pour l’action sociale,
l’aménagement du territoire, l’éducation, la culture et la jeunesse.

Autant de sujets clés, parmi beaucoup d’autres, sur lesquels vous pourrez agir en intégrant nos équipes.

Au sein du cabinet du Président du Département, à Versailles, nous recrutons un Assistant de Direction de cabinet H/F.

Le Cabinet du Président exerce un rôle de conseil et d’interface, accompagnant le Président et l’exécutif départemental dans la définition des objectifs et des stratégies politiques ainsi que dans la conduite des politiques publiques mises en œuvre en faveur de l’intérêt général. 

En assistant le Président, le Cabinet joue un rôle d’organisation, de pilotage et d’accompagnement au travers notamment des interventions et déplacements de la Présidence, de la coordination avec les élus départementaux, de l’organisation d’évènements et d’animation des manifestations à l’initiative ou en partenariat avec le Conseil départemental.

Vos missions:

• Assurer la tenue des agendas, planifier les réunions et les déplacements en fonction des disponibilités des participants et des impératifs d'agendas, veiller à leur bon déroulement, établir les invitations, préparer les salles, des éléments de dossiers et d'informations, etc ;
• Accueil téléphonique, prise de messages et rédaction des comptes rendu des appels, assurer le filtrage, l'orientation ou donner l'information;
• Veiller à la bonne transmission des documents préparatoires aux réunions en lien avec les services;
• Organiser la logistique des déplacements du Cabinet ;
• Piloter et suivre le protocole des événements et réceptions;
• Gérer les invitations , les inscrits ainsi que les aspects organisationnels ;
• Assurer l'interface entre les élus, le cabinet et les services et instances partenaires (Etat, Région, Département, associations, communes...) ;
• Rédiger, éditer, envoyer des courriers (excuses, invitations, félicitations, etc) et des notes internes en fonction des éléments transmis par le directeur de cabinet et chef de cabinet ;
• Assister le Chef de cabinet dans ses missions, réunions et organisation de ses activités ;
• Mise à jour de tableau de suivi et relance des interlocuteurs;
• Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers et rédiger des comptes-rendus ;
• Réaliser la saisie et la mise en forme de documents et contenus divers ;
• Organiser le classement et l'archivage de dossiers.

• BAC/BAC+2 Assistanat ou Gestion administrative

EXPERIENCE:

• Minimum 5 ans d'expérience dans une fonction similaire avec une dimension politique, idéalement au sein d'une collectivité territoriale ou fonction d'état

• Bonnes connaissances du fonctionnement des Collectivités Territoriales
• Maitrise des outils informatiques et bureautiques
• Compétences avérées dans la rédaction de documents administratifs, avec une bonne connaissance des logiciels bureautiques et des missions protocolaires
• Sens de l’organisation et autonomie

• Confidentialité, discrétion
• Rigueur et organisation
• Excellent relationnel
• Disponibilité
• Ponctualité, discrétion, rigueur, et respect du devoir de réserve
• Réactivité, capacité d’adaptation et polyvalence
• Aptitude à interagir efficacement avec le public, les agents et les élus, avec un sens politique affirmé

AUTRES INFORMATIONS:

• Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale.
• Statut de collaborateur de cabinet