Sous l’autorité du chef de service ADB, l’assistant administratif aura la gestion administrative de l’ensemble de l’activité du service, suivi des dossiers des jeunes confiés au service et des accueillants.

Il possède des compétences confirmées en bureautique et outils de communication, notamment la maîtrise des outils métier qui tracent l’ensemble des actes posés par les professionnels et les usagers.

Il contribue au bon fonctionnement du service en assurant un soutien administratif fiable, structuré et réactif, permettant aux équipes opérationnelles de se consacrer pleinement à leur mission d’accompagnement des accueillants et des enfants.

Missions principales

Gestion administrative des enfants et des accueillants

• Constitution, suivi et mise à jour des dossiers administratifs des enfants et des accueillants.
• Classement et archivage physique et numérique des documents.
• Vérification de la complétude des pièces et relances auprès des accueillants.
• Mise à jour régulière des bases de données internes
• Veille à la bonne saisie des données sur Solis ;
   

Organisation logistique et coordination

• Réception et traitement de l’information reçue par mail et distribution au bon interlocuteur
• Appui si nécessaire aux professionnels dans la gestion des prises de rendez-vous ;
• Envoi des convocations, réservations de salles et gestion de la logistique associée.
• Préparation matérielle des réunions (émargements, supports, matériel).
• Coordination avec les intervenants internes et externes.

Rédaction et production documentaire

• Rédaction, mise en forme et envoi de : courriers, notes internes, attestations, comptes rendus de réunions, supports pour les formations et réunions (présentations, documents pédagogiques).
• Mise à jour des documents types et procédures internes.
• Appui pour production d’outils de communication (flyers, textes de communication, organisation des événements)

Suivi administratif des procédures

• Appui à la gestion et à la circulation des conventions, autorisations, documents légaux et attestations.
• Vérification des signatures et conformité des documents.
• Classement, archivage et mise en conformité des pièces avec le cadre réglementaire.

Suivi des indicateurs et consolidation des données

• Participation au suivi des indicateurs d’activité : tableaux de bord, statistiques, bilans.
• Consolidation des données provenant des référents et mises à jour régulières.
• Préparation de synthèses pour les réunions de pilotage.

Formation de type Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.

• Maitrise des outils informatiques (pack office, teams), Idéalement SOLIS ;
• Connaissance de l'organisation et des services départementaux est un atout supplémentaire ;
• Compréhension des modalités d'intervention en matière d'aide sociale ;
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Compétences analytiques et de synthèse, rigueur, capacité à structurer

• Capacité d'adaptation et de réactivité
• Sens du service et de l'Ecoute,
• Travail en équipe.
• Savoir chercher et relayer l'information.
• Savoir respecter les obligations de confidentialité et de discrétion.
• Tenir les délais imposés par le cadre réglementaire.