Au sein de la Direction Santé, sous l'autorité du Médecin Référent de son centre d'affectation administrative, le/la Secrétaire médico-social(e) assure l'accueil et la prise en charge administrative globale des usagers des centres de Protection Maternelle et Infantile (PMI). Il/elle est le pivot de la transmission de l'information au sein d'une équipe pluridisciplinaire et constitue l'interface entre les intervenants internes et externes au service.

Gestion administrative et support aux équipes

• Assurer le suivi RH des centres du territoire de référence : gestion de la calculette des professionnels de santé, suivi des agendas, planification des congés et des activités des centres
• Organiser et proposer les remplacements en cas d'absence, identifier les disponibilités des vacataires et les mobiliser selon les besoins
• Préparer les entretiens de recrutement et assurer le relais avec la DRH
• Animer l'équipe administrative du territoire et former les nouvelles assistantes administratives
• Contribuer à la rationalisation des ressources, des outils et des procédures

Gestion du dossier médical

• Créer, tenir et archiver les dossiers médicaux dans le respect de la protection des données, via les logiciels métier (GRC, Horus) et les outils bureautiques
• Assurer le suivi administratif des actes médicaux via les outils de télétransmission
• Planifier les rendez-vous médicaux, favoriser le lien avec le suivi social et insérer les documents médicaux au dossier
• Traiter les demandes de communication de dossiers dans le respect de la législation sanitaire
• Contacter les familles dans le cadre des bilans de santé en école maternelle (BSEM) et programmer les suivis

Support logistique et organisation des activités

• Superviser la gestion des stocks de consommables médicaux, vaccins et pharmacie ; assurer le suivi des trousses d'urgence
• Organiser la programmation des séances BCG et des bilans ASE
• Garantir la conformité des feuilles de soins avant envoi
• Superviser la mise à jour des tableaux de bord sur SharePoint (actions collectives)
• Contribuer à la communication interne et externe du service via les supports validés par la Direction

Accueil des usagers et des partenaires

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers dans le respect des règles d'identitovigilance et de confidentialité
• Orienter et renseigner les partenaires ; assurer le relais de la plateforme téléphonique en situations particulières

• Vous détenez un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat médical ou médico-social.

• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier (GRC, Horus) ; aptitude à utiliser les outils de télétransmission et de téléconsultation
• Gestion et suivi de dossiers médicaux, connaissance des règles de protection des données de santé (secret médical, RGPD)
• Capacité à organiser et prioriser un volume d'activité important sur plusieurs centres
• Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique ; aptitude à gérer les situations de tension avec calme et pédagogie
• Compétences rédactionnelles (courriers, comptes rendus, tableaux de bord)
• Connaissance des missions de la PMI et des politiques départementales de santé maternelle et infantile appréciée

• Discrétion professionnelle et sens aigu de la confidentialité
• Réactivité, sens des priorités et capacité à gérer l'urgence
• Aisance relationnelle, sens de l'écoute et de l'accueil
• Esprit d'équipe et aptitude au travail en environnement pluridisciplinaire
• Autonomie, rigueur et capacité d'adaptation aux évolutions de service