Sous l’autorité du directeur de la Direction enfance jeunesse, l’assistant administratif aura la gestion administrative de l’ensemble de l’activité du service, suivi des dossiers des jeunes confiés au service.

Il possède des compétences confirmées en bureautique et outils de communication, notamment la maîtrise des outils métier qui tracent l’ensemble des actes posés par les professionnels et les usagers.

Misions principales au sein de la Maison de l'Enfant des Yvelines:

• Réceptionner et traiter l’information reçue par mail et distribution au bon interlocuteur (éducateurs/santé/chef de service) ;
• Gestion des variables de paies de l'ensemble des agents de la MEY ;

Gestion, organisation des plannings de formation, 

• Gestion des listing des agents de la MEY
• Faire le lien avec l’éducateur, le directeur de la MEY sur les informations traitées ;
• Suivre et gérer des dossiers liés à l’accompagnement des personnes ;
• Veiller à la bonne saisie des données sur Solis ;
• Reporting mensuel de l’activité du service via les indicateurs interne;
• Faire le lien avec les éducateurs, la santé, les partenaires si nécessaire dans le cadre de l’accompagnement (information sur les situations) ;
• Classer les courriers, dossiers et activités liées à la gestion de l’accompagnement ;
• Classer et archiver des documents selon la règlementation en vigueur ;
• Gérer et organiser l’ensemble des convocations reçues ;
• Prise de note lors de réunions institutionnelles/de service ;
• Répondre au téléphone, pris de message ;
• Participer aux différentes réunions institutionnelles ;
   

Participer aux projets territoriaux :

• Actualiser la base de données des partenaires ;
• Relayer l’information en interne : informer les travailleurs sociaux de nouvelles informations provenant des partenaires (coordonnées, horaires de fonctionnement ou information concernant un usager ;
• Participer à l’organisation des actions collectives : préparation des invitations, envoi, remplissage de la feuille de présence et préparation des supports d’information.

BEP/CAP secrétariat
Autre diplôme en lien avec le secrétariat administratif

• Connaissance de l'organisation et des services départementaux est un atout supplémentaire ;
• Compréhension des modalités d'intervention en matière d'aide sociale ;
• Maitrise des outils informatiques, Idéalement SOLIS ;

• Ecoute, adaptation et prise de recul.
• Etre apte à travailler en équipe.
• Savoir chercher et relayer l'information.
• Savoir respecter les obligations de confidentialité et de discrétion.
• Tenir les délais imposés par le cadre réglementaire.
• Avoir les sens du service public